La télécopie peut sembler une technologie dépassée pour les
jeunes membres de votre personnel, mais la vérité est que de nombreuses
organisations (en particulier dans les secteurs juridique, médical et
gouvernemental) dépendent encore fortement de la télécopie pour le partage de
documents et s'attendent à pouvoir faire des affaires avec votre organisation
par télécopie. Alors, comment pouvez-vous maintenir la fonctionnalité du fax
tout en vous libérant de la charge de ressources physiques qu'implique le fax
traditionnel ?
Le fax virtuel (également appelé "fax en ligne",
"fax électronique" ou "eFax") est une solution moderne au
dilemme de la télécopie dans un monde de plus en plus électronique. La
télécopie virtuelle vous permet de télécharger des documents électroniques sur
un portail de télécopie en ligne, qui convertit et envoie en toute sécurité les
documents au numéro de télécopie requis. Les fax entrants seront envoyés sous
forme de pièces jointes électroniques à l'adresse électronique que vous aurez sélectionnée.
Vous trouverez ci-dessous six avantages pour passer à un
service de fax virtuel présentés par notre partenaire MCA SEED :
Avec la télécopie virtuelle, il n'est pas nécessaire qu'un
télécopieur prenne de la place dans votre bureau, et donc pas d'encre ou de
papier à acheter, ni de réparation et d'entretien de matériel à gérer. Vous
n'aurez pas non plus besoin de payer pour une ligne téléphonique dédiée à la
télécopie, puisque la télécopie virtuelle utilise l'Internet.
Grâce à la télécopie virtuelle, vous pouvez recevoir des
télécopies de n'importe quel endroit du monde disposant d'Internet, puisque les
télécopies entrantes vont directement dans votre boîte de réception. Ainsi, si
vous travaillez à la maison pour la journée ou si vous êtes en voyage
d'affaires, vous pouvez toujours avoir un accès immédiat à tous les documents
importants qui pourraient vous être envoyés par télécopie. Il en va de même
pour l'envoi de télécopies, puisqu'il vous suffit de télécharger les documents
électroniques sur le portail de télécopie en ligne.
La télécopie virtuelle signifie qu'il n'est plus nécessaire
d'attendre devant le télécopieur du bureau pour l'imprimer ou l'envoyer ! Les
fax entrants sont disponibles dans votre boîte aux lettres électronique et les
fax sortants peuvent être téléchargés électroniquement en un clic de souris
depuis votre ordinateur. Vous pouvez envoyer le même fax à plusieurs numéros de
fax en même temps, et les fax entrants peuvent être reçus par plusieurs
personnes dans une liste de diffusion par courrier électronique.
Les télécopieurs traditionnels impriment automatiquement
chaque fax entrant, même s'il s'agit d'un spam, ce qui entraîne beaucoup de
gaspillage. Selon cet article, "des recherches gouvernementales ont montré
que les télécopieurs consomment 200 milliards de pages de papier chaque année
rien qu'aux États-Unis" - c'est beaucoup de papier ! Le fax virtuel envoie
les fax entrants vers votre messagerie électronique, il n'est donc pas
nécessaire d'imprimer les documents, sauf si vous avez besoin d'une copie
physique pour une raison quelconque.
La télécopie virtuelle est plus sûre que la télécopie
traditionnelle, car les documents contenant des informations sensibles ne
resteront jamais à découvert sur le télécopieur. Les fichiers sont cryptés
pendant l'envoi et lorsque vous recevez un fax, il ne sera accessible que par
quiconque a accès à l'adresse électronique choisie ou en se connectant avec un
mot de passe au portail de fax.
Le stockage des télécopies est plus facile avec la télécopie
virtuelle, car vous pouvez trier et classer électroniquement les documents
directement à partir de votre courrier électronique, au lieu de conserver des
fichiers physiques volumineux ou de devoir scanner des télécopies physiques
pour les stocker électroniquement. Vous pouvez également consulter un journal
des fax entrants et sortants sur votre portail de fax.