6 raisons pour lesquelles votre entreprise devrait passer au fax virtuel

6 raisons pour lesquelles votre entreprise devrait passer au fax virtuel

 

La télécopie peut sembler une technologie dépassée pour les jeunes membres de votre personnel, mais la vérité est que de nombreuses organisations (en particulier dans les secteurs juridique, médical et gouvernemental) dépendent encore fortement de la télécopie pour le partage de documents et s'attendent à pouvoir faire des affaires avec votre organisation par télécopie. Alors, comment pouvez-vous maintenir la fonctionnalité du fax tout en vous libérant de la charge de ressources physiques qu'implique le fax traditionnel ?

 

Le fax virtuel (également appelé "fax en ligne", "fax électronique" ou "eFax") est une solution moderne au dilemme de la télécopie dans un monde de plus en plus électronique. La télécopie virtuelle vous permet de télécharger des documents électroniques sur un portail de télécopie en ligne, qui convertit et envoie en toute sécurité les documents au numéro de télécopie requis. Les fax entrants seront envoyés sous forme de pièces jointes électroniques à l'adresse électronique que vous aurez sélectionnée.

 

Vous trouverez ci-dessous six avantages pour passer à un service de fax virtuel présentés par notre partenaire MCA SEED :

 

1. Moins de ressources nécessaires

Avec la télécopie virtuelle, il n'est pas nécessaire qu'un télécopieur prenne de la place dans votre bureau, et donc pas d'encre ou de papier à acheter, ni de réparation et d'entretien de matériel à gérer. Vous n'aurez pas non plus besoin de payer pour une ligne téléphonique dédiée à la télécopie, puisque la télécopie virtuelle utilise l'Internet.

 

2. Flexibilité de l'emplacement

Grâce à la télécopie virtuelle, vous pouvez recevoir des télécopies de n'importe quel endroit du monde disposant d'Internet, puisque les télécopies entrantes vont directement dans votre boîte de réception. Ainsi, si vous travaillez à la maison pour la journée ou si vous êtes en voyage d'affaires, vous pouvez toujours avoir un accès immédiat à tous les documents importants qui pourraient vous être envoyés par télécopie. Il en va de même pour l'envoi de télécopies, puisqu'il vous suffit de télécharger les documents électroniques sur le portail de télécopie en ligne.

 

3. Commodité

La télécopie virtuelle signifie qu'il n'est plus nécessaire d'attendre devant le télécopieur du bureau pour l'imprimer ou l'envoyer ! Les fax entrants sont disponibles dans votre boîte aux lettres électronique et les fax sortants peuvent être téléchargés électroniquement en un clic de souris depuis votre ordinateur. Vous pouvez envoyer le même fax à plusieurs numéros de fax en même temps, et les fax entrants peuvent être reçus par plusieurs personnes dans une liste de diffusion par courrier électronique.

 

4. Passer au vert

Les télécopieurs traditionnels impriment automatiquement chaque fax entrant, même s'il s'agit d'un spam, ce qui entraîne beaucoup de gaspillage. Selon cet article, "des recherches gouvernementales ont montré que les télécopieurs consomment 200 milliards de pages de papier chaque année rien qu'aux États-Unis" - c'est beaucoup de papier ! Le fax virtuel envoie les fax entrants vers votre messagerie électronique, il n'est donc pas nécessaire d'imprimer les documents, sauf si vous avez besoin d'une copie physique pour une raison quelconque.

 

5. Une sécurité accrue

La télécopie virtuelle est plus sûre que la télécopie traditionnelle, car les documents contenant des informations sensibles ne resteront jamais à découvert sur le télécopieur. Les fichiers sont cryptés pendant l'envoi et lorsque vous recevez un fax, il ne sera accessible que par quiconque a accès à l'adresse électronique choisie ou en se connectant avec un mot de passe au portail de fax.

 

6. Facilité de tenue des dossiers

Le stockage des télécopies est plus facile avec la télécopie virtuelle, car vous pouvez trier et classer électroniquement les documents directement à partir de votre courrier électronique, au lieu de conserver des fichiers physiques volumineux ou de devoir scanner des télécopies physiques pour les stocker électroniquement. Vous pouvez également consulter un journal des fax entrants et sortants sur votre portail de fax.